Projekt-Initiierung - fbi.h

Vielen Dank an Herrn Prof. Dr. Urs Andelfinger für die Bereitstellung früherer
Vorlesungsunterlagen.
Projektmanagement
3. Projekt - Initiierung
Norbert Paul
Agenda / Ablauf 3. Veranstaltung

Wiederholung
 Wiederholung (Quizfragen)
 Projektorganisation,
 Projekt-Kontext (TOP)

Projekt-Initiierung
 SMART-Ziele
 Stakeholder
 Projektauftrag

Gruppenübung
 Projektauftrag erstellen
 Projekt vorstellen
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-2-
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projektideen (Brainstorming 28.04.2017)






Neue Mensa (Neubau)
Geruchsemmission Mensa reduzieren
 Ansatz noch offen
Parkplatz App
 Ansatz: zunächst für Hochschule, später ggf. erweiterbar
Smart-Home Objekt
 Details / Funktionen noch festzulegen
Projektgenerator / Börse
 Ideensammlung für Projekte (z.B. für Bachelor/Masterarbeiten)
oder andere, z.B. damit sich Leute finden, die Projekte
gemeinsam realisieren können
Sprachen-App
 Details / Funktionen noch festzulegen
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Projektmanagement
Wiederholung - Quizfragen

Definieren Sie den Begriff ‚Projekt’ (5 Definitionsmerkmale).

Definieren Sie Projektmanagement.

Welche Aufgabe hat das (Projekt-)Portefoliomanagement?

Woran messen Sie den Projekterfolg, im engeren und im
weiteren Sinn?
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-4-
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projektmanagement
Wiederholung - Quizfragen

Was ist ein Projektlebenszyklus?
 Welche Prozessgruppen umfasst ein Projekt?
 Welche Themengruppen gibt es in einem Projekt?

Welche Projektorganisationsformen gibt es?

Was sind wesentliche Erfolgsfaktoren für (IT-) Projekte?
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Agenda

Projekt-Initiierung: Projekte von Anfang gut aufsetzen

Klärung und Vereinbarung des WAS?




Ziele (SMART-Regel)
Projektauftrag
Projektumfangsbeschreibung
WER ist beteiligt? Wen betrifft das Projekt?



Stakeholder identifizieren
Projektorganisation & Projektteam
Projektkontext und Rahmenbedingungen
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Gut gestartet (gezielt) ist halb gewonnen
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Der Genehmigungsprozess von Projekten verbindet die
Unternehmensplanung mit dem Projektmanagement
In der Regel gibt es mehr Projektideen als Projektbudget.
Wer hier ‚gewinnen‘ will, muß deshalb die Ziele und Nutzen
seines Projektes klar im Kontext der übergeordneten strategischen
Unternehmensziele darstellen können!
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Bei Projektstart wird schließlich der Regelkreis des
Projektmanagements gestartet
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-9-
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung:
Business-Case

Zu Beginn eines Projektes muss in der Regel ein Business
Case vorliegen bzw. dieser sollte in der Initiierungsphase
erstellt werden. Ohne Vorliegen eines Business Cases wird das
Management in der Regel keine Projektauftrag erteilen.

Erstellen Sie für ihr Projekt einen (groben) Business Case



Wie läßt sich die Investition (Kosten) rechtfertigen?
Welcher Nutzen im Vergleich zum Aufwand ist zu erwarten?
Erstellen Sie für ihr Projekt einen Projektauftrag.
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- 10 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Was ist ein Ziel?

Gedanklich vorweggenommener Zustand, z.B.:

Ihr Bachelorarbeit (abschließen)

Die Entwicklung / Einführung eines neuen IT-Systems
(fertigstellen)

Eine Reise (durchführen)
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- 11 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Ziele sollen SMART sein

Ziel: Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand.






Spezifisch (Schriftlich)
Messbar
Attraktiv (Anspruchsvoll, Aktiv beeinflussbar)
Realistisch
Terminiert
Leitfrage:
Was genau wollen wir wann erreicht haben?
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Arbeiten mit Zielen
Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von
Entscheidungen.
ABER:
• Ziele sind oftmals nicht bewusst
• einander widersprechend
• unterschiedlich wichtig
• zu ungenau
DARUM:
• Ziele formulieren
• konsistent machen
• kommunizieren
• verbindlich machen
Sinnvolle Reihenfolge bei der Arbeit mit Zielen:
• Was ist zu tun?
• In welcher Reihenfolge ist es zu tun?
• Wie ist es zu tun?
• Mit wem?
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Ziele des Projektes:
Vom „Magischen Dreiecks“ zum „Teufelsquadrat“
Zu welchen Kosten?
Kosten
Zeit
In welchem Zeitrahmen?
Ziele
Inhalt
Qualität
Was soll erreicht werden?
Nicht-
Was gehört nicht zum
Ziele:
Projektumfang?
In welcher Qualität?
Quelle: projekte-leicht-gemacht.de
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Der Projektauftrag (Statement of Work) beschreibt
inhaltlich die grobe Zielsetzung des Auftraggebers

Der Projektauftrag macht das Projekt verbindlich:
Die Auftraggeber verpflichten sich, die Ressourcen
bereitzustellen. Der Projektleiter wird eingesetzt und ermächtigt
das Projekt zu beginnen.
Projektüberblick
• Motivation und Projektauftrag
• Geschäftliche Ziele (optional)
• Projektumfang
• Kritische Erfolgsfaktoren
• Annahmen
• Beschränkungen
Autoritäten und Meilensteine
• Finanzierung
• Entscheidende Meilensteine
• Projektsteuerung und Kontrolle
Projektorganisation
• Projektstruktur
• Rollen und Verantwortungen
• Projekteinrichtungen und –ressourcen
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Ein Projekt hat typischerweise viele Stakeholder
(Quelle: ISO 21500:2012)
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung: Stakeholder identifizieren
Stakeholder:
 Wer sind die wesentlichen Beteiligten am Projekt?
 Welche Interessen haben diese Beteiligten?
 Wer ist am Erfolg interessiert, wer am Scheitern?
 Welche Macht zum Unterstützung oder Verhindern haben die
Beteiligten?
 Welche Widerstände sind durch bestimmte Stakeholder zu
erwarten
 Welche Auswirkungen hat das Projekt auf die Organisation?
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung: Projektorganisation & Team
Im Rahmen der Initiierung ist der organisatorischer Rahmen das
Projekt festzulegen.

Projektorganisation und Projektrollen
 Auftraggeber (Sponsor): erteilt den Projektauftrag
 Projektleiter:
 Projektrollen & Team (initial): Detaillierung in der Planung

Gremien, z.B.
 Lenkungskreis
 PMO / Stabstelle
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- 18 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projektkontext: Technik, Organisation, Personen, Umfeld,
Rahmenbedingungen
Externe Rahmenbedingungen:
z.B.
• Marktanforderungen
• Gesetze
Doku
Systeme
Technik
Prozesse
Rollen &
Verantwortung
Organisation
Methoden
Verfügbarkeit
Projektumfeld /
Umwelt:
z.B.
• Konkurrierende
Projekte
• Gewachsene
Systemlandschaften
• Interessen von
Stakeholders
Personen
Soziale Kompetenzen
Unternehmenskultur
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung
Übung 1: Projektauftrag erstellen

Vorbereitung
 Teilen Sie sich in (Projekt-)Arbeitsgruppen.
 Nutzen Sie sich die Formulare



1. SMARTe Zieldefinition für das Gesamtprojekt
2. Projektauftrag (PITPM)
3. Projektskizze / Projektdefinition

Aufgaben und Diskussion:
 Formulieren SMARTe Projektziele für ihr Projektion.
 Erstellen Sie für ihr Projekt einen Entwurf eines Projektauftrages.
 Zu welchen Punkten liegen Informationen vor, zu welchen nicht?

Bearbeitungszeit: 25 min
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- 20 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung
Übung 2: Stakeholderliste ermitteln

Vorbereitung
 Teilen Sie sich in Projekt-Arbeitsgruppen.
 Besorgen Sie sich das Formulare Stakeholderliste (PITPM)
 Definieren Sie ihr Projekt

Aufgaben und Diskussion:
 Erstellen Sie die Stakeholderliste für ihr Projekt.
 Bewerten Sie die Stakeholder hinsichtlich Interesse, Macht und
Beeinflußbarkeit und erstellen Sie die Stakeholder-Matrix
 Diskutieren Sie vorgeschlagenen Maßnahme zur
Stakeholderkommunikation

Bearbeitungszeit: 25 min
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- 21 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Projekt-Initiierung
Übung 3: Bewertung und Empfehlung

Vorbereitung
 Projektidee, Business Case
 Projektauftrag (Entwurf)
 Stakeholderliste

Aufgaben und Diskussion:
 Erstellen Sie eine kurze Entscheidungsvorlage / Präsentation für
ihr Projekt.
 Geben Sie eine Empfehlung ab, warum das Projekt durchgeführt
werden sollte bzw. warum nicht.
 Präsentieren Sie das Projekt im Plenum.

Bearbeitungszeit: 25 min; Diskussion/Präsentation: 10 Min
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Anhang
Ausblick Projekt-Planung
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- 23 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Wir können den Wind nicht ändern,
aber die Segel anders setzen.
Aristoteles
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- 24 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Nach der INITIIERUNG erfolgt die detailliertere PLANUNG
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- 25 -
Projektmanagement – V3: Initiierung
Aus dem Projektauftrag wird die Projektumfangsbeschreibung abgeleitet.

Die Umfangsbeschreibung ergänzt und detailliert den
Projektauftrag. Die Inhalte könnten auch in eine detaillierte
Version des Projektauftrages integriert werden.
1
2
3
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
5.3
6
7
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Anwendungsbereich
Projekt- und Projektprodukt-Ziele
Produktannahmekriterien
Projektumfang
Anforderungen
Grenzen
Liefergegenstände
Rahmenbedingungen
Annahmen
Einschränkungen
(Initiale) Risiken
(Initiale) Work Breakdown Structure (WBS)
Freigabeprozesse für Projektliefergegenstände
und Endprodukt
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Im Projektstrukturplan (PSP) / Work Breakdown Structure
(WBS) wird der Inhalt des Projekte (das WAS?) definiert.
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Projektmanagement – V3: Initiierung
Ziel des PSP: Inhaltliche Vollständigkeit – noch keine
Ablaufplanung und Aufwandsschätzungen
1.
Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitäten.
2.
Einzelne Ebenen i. d. R. nur nach einem Prinzip detaillieren
3.
PSP „ausgewogen“ aufstellen (10x10 Matrix)
4.
Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des
Projektverlaufs besonders darauf achten.
5.
PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein
Verantwortlicher zugeordnet werden kann.
6.
Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. PSP dient
ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung.
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Projektmanagement – V3: Initiierung